Producción audiovisual

Primeras Jornadas "America&Spain250" en Madrid

Para las jornadas académicas que realizó el Queen Sofía Spanish Institute en Madrid, en torno a los 250 años de relaciones entre España y Estados Unidos, estuve a cargo de la producción de vídeo resumen y la cobertura fotográfica del evento, al que asistió S.M. la Reina Doña Sofía.

Cliente: Queen Sofía Spanish Institute

Año: 2024

Desafíos y oportunidades

Resumir un evento institucional en vídeo y fotos sin saltarse el protocolo real

Estas primeras jornadas «America&Spain250» fueron, sin duda, uno de los eventos recientes más importantes del Queen Sofía Spanish Institute (QSSI), con ponentes y participantes de España y Estados Unidos y, además, con la presencia de su Patrona de Honor, S.M. la Reina Doña Sofía. La cobertura de este evento, tanto en vídeo como en foto, no solo debía resumir visualmente la cantidad de personas que asistieron, la participación de variados de expertos sino también, y sobre todo, tener en cuenta todas las medidas de seguridad y protocolo que debían activarse al tener la presencia de un miembro de la Casa Real de España.

Esto implicó un trabajo arduo de planificación con las encargadas del QSSI y una constante comunicación durante el evento con el personal proveniente de la Casa Real. Así, se realizó en conjunto un plan de producción que debía procurarse cumplir al milímetro, y en el que se especifiquen las necesidades de comunicación del instituto y que no ocurran problemas derivados a situaciones como los breves momentos en que se podía fotografiar o grabar a S.M.

Asimismo, dado que el evento se realizó en la Fundación Ramón Areces, debían tenerse en cuenta las recomendaciones e indicaciones de su personal, tanto a nivel de uso de espacios como de desarrollo del evento.

Soluciones implementadas

Debido a la complejidad del evento (por las medidas de seguridad y protocolo), la cantidad de participantes y de ponentes, junto a las encargadas del QSSI, tuvimos que:

Crear un plan de grabación para los 2 días de las jornadas, poniendo énfasis en los momentos en que S.M. la Reina Doña Sofía estaría presente, tanto en exposición público a medios y en entorno privado con los patrones del QSSI.
Realizar tomas en vídeo y en foto de todos los ponentes, que sirvan a modo de archivo para la institución.

Resultados y métricas

Como entregables, se enviaron alrededor de 200 fotos del evento en alta calidad, para su uso en publicaciones impresas y digitales del QSSI. Además se realizó un vídeo resumen de los dos días de jornadas, que incluyeron palabras dichas durante el evento por Begoña Santos, diretora ejecutiva del QSSI; Raimundo Pérez-Hernñandez, director general de la Fundación Ramón Areces; Rian Harker, ministra consejera de la embajada de EE.UU. en España; Diego Martínez, secretario de estado de Asuntos Exteriores y Globables; Carmen Iglesias, directora de la Real Academia de la Historia; Richard L. Kagan, profesor emérito de la Universidad de Johns Hopkins; y Pilar Lladó, presidenta del Patronato del QSSI.

Insights

👋🏽 Las relaciones entre los equipos de trabajo son fundamentales para cualquier producción audiovisual

El aspecto más importante en la cobertura de este evento fue, sin duda, la presencia de S.M. la Reina Doña Sofía. El encargo del QSSI se dirigía, por supuesto, a producir un vídeo resumen y a registrar en fotos un evento académico de mucha relevancia cultural para España y Estados Unidos, pero, la necesidad de adaptarse a las medidas de seguridad y protocolo de la Casa Real fue un hecho que hizo más complejo el trabajo.

De esta experiencia, puedo afirmar que, sin importar el rol que se desempeñe en un evento, la comunicación y coordinación activa entre las partes involucradas en un proyecto (como estas jornadas de dos días) es uno de los factores de éxito -o no éxito-. Y no solo por la presencia de S.M. sino también por la cantidad de personas involucradas, incluyendo a los poentes y al público.

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